Avez-vous déjà entendu, ou pire… avez-vous déjà dit : « Je n’ai pas le temps ! Je n’ai le temps de rien ! Je suis toujours dérangé ! Je suis suuuurbooké ! » … Ça vous parle ? 😊
A ce stade-là, un outil s’impose !
Reprenez la maitrise de votre temps et voyez comment le gérer efficacement.
Le général Dwight David Eisenhower a créé un outil d’analyse et de gestion du temps, permettant de prioriser les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance : LA MATRICE D’EISENHOWER.
Lui-même, grâce à son utilisation, a été reconnu tout au long de sa carrière militaire pour son efficience et sa productivité.
C’est une méthode simple qui a fait ses preuves.
Elle permet de hiérarchiser les tâches en les classant en quatre catégories :
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
Voici le mode d’emploi :
1) Lister en amont l’ensemble des tâches à réaliser
2) Distinguer importance et urgence
3) Les hiérarchiser selon leur degré d’importance et d’urgence
L’IMPORTANCE : vous pouvez l’évaluer en répondant à la question : « Quelles sont les conséquences du non-traitement ? » sans notion de délai.
Une importance forte signifie que la tâche satisfait une priorité essentielle, et va dans le sens de vos objectifs.
Si le fait que l’activité soit réalisée ou pas entraîne de très faibles conséquences sur le résultat, alors elle est d’une importance faible.
L’URGENCE : au sens strict, elle correspond à minimiser les risques.
Vous pouvez l’évaluer en répondant à la question : « Quelles sont les conséquences du non-traitement immédiat ? ».
Dans un sens plus large, est considérée comme urgente une opportunité qui ne se représentera plus ou qui nécessitera un investissement temps plus important si vous ne la saisissez pas maintenant.
Une fois cette hiérarchie établie, il reste à positionner les activités dans la matrice dans les quatre quadrants :
- Les activités du quadrant 1 correspondent aux activités urgentes/importantes qui sont prioritaires.
- Les activités du quadrant 2 sont les activités d’avenir, de réflexion, d’anticipation, qu’il faut planifier.
- Les activités du quadrant 3 sont urgentes et peu importantes, et peuvent être déléguées.
- Les activités du quadrant 4 sont comparativement peu urgentes et peu importantes, et sont à éliminer.
La clé, vous l’avez bien compris, est alors de traiter les tâches en :
- Priorisant celles du quadrant 1
- Organisant celles du quadrant 2
- En déléguant celle du quadrant 3
Lorsque vous adoptez cette stratégie pour la planification de vos activités, vous récupérez la maîtrise de votre temps et décuplez votre investissement dans les activités prioritaires. Bien évidemment, il est essentiel de faire preuve de flexibilité face à la planification réalisée : un imprévu plus urgent et/ou plus important peut remettre en cause le classement que vous avez initialement prévu. Rigueur et flexibilité seront alors vos deux alliés pour être satisfait de l’optimisation de vos journées !